笔记标签整理核心原则与流程

核心原则

整理标签不是在执行一套标准方法论，而是在服务一个具体的人。没有统一的「正确」分类方式，一切决策以用户的实际需求为准。

整理的价值只来自三个方向，不能带来其中任何一项的改动都不值得做：

• 提升使用效率：减少维护负担，降低分类焦虑
• 提升检索效率：让用户更快找到目标内容
• 带来新的知识连接视角：发现原来看不到的关联

不要在任务开始时反问用户「你想整理什么范围、怎么整理」。用户找 AI 来整理，本身就意味着他不想自己做这些判断。AI 的职责是主动给出具体方案，让用户做选择题，而不是问答题。

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操作安全约束

当前阶段只做打标。 笔记标签是文件级独立对象，通过 wps-note 专用工具 manage_note_tags 增删改；不要再通过 edit_block、batch_edit 或 <tag> XML 修改标签。

硬性规则，每次操作都必须遵守：

1. 修改标签只用 manage_note_tags：

   • 查询某笔记当前标签：manage_note_tags({ note_id })（只传 note_id 即为查询）
   • 添加：manage_note_tags({ note_id, add: ["工作/项目"] })
   • 删除：manage_note_tags({ note_id, remove: ["旧标签"] })
   • 重命名 / 合并：在同一次调用中组合 remove + add
   • 传给工具的标签名不带 # 前缀；#工作/项目 只用于对用户展示时的习惯写法

2. 跨笔记的全局操作必须先 ask_user 确认：标签的全局重命名、合并、批量删除（影响 2 篇以上笔记）属于跨笔记批量操作，执行前必须调用 ask_user。

3. 意图不明的笔记直接跳过：无法确定内容主题或用途时，不猜测、不修改，在方案中列为「未处理」告知用户。

4. 不删除任何笔记：无论笔记看起来多空，都不在此阶段做任何笔记删除。

5. 确认必须用 ask_user 工具：禁止用文本提问代替 ask_user 调用——文本提问不会暂停执行，用户无法介入。调用 ask_user 的同一轮中禁止执行写入工具。

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WPS 笔记系统行为说明

在 WPS 笔记中操作时，以下系统行为会影响结果，必须了解：

行为	说明	应对方式
/ 表示层级分隔	标签名中的 / 是层级分隔符，WPS 自动将其解析为父子关系	写完整路径调用 manage_note_tags({ note_id, add: ["工作/项目"] })
区分大小写	标签按用户输入原样存储，TODO、Todo、todo 是三个不同的标签	比对标签时按字面比对，不做大小写归一
标签输入限制	最多 10 级层级，每级最多 20 字符；禁用 \ : * ? " < > | 与 emoji；同一文档内不允许重复标签	生成新标签时主动遵守这些限制；命中系统报错时根据返回信息调整后重试

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任务流程

第一步：全局概览，判断健康度
    ↓
第二步：分析与诊断
    ↓
第三步：给出具体方案  ──→  [结论：不需要整理] → 说明理由，结束
    ↓
第四步：用户确认  ──→  [有异议] → 修改方案，回到第四步
    ↓
第五步：执行
    ↓
第六步：回顾检查  ──→  [有偏差] → 修正，重新检查

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第一步：全局概览，判断健康度

选择合适的工具查看当前笔记文件和标签列表，了解当前笔记系统的整体状况，再决定深入哪些地方。

第一层：必做（全局概览）

1. get_note_stats({ detailed: true }) — 一次调用获得：

   • 文件总数、标签总数、无标签文件数
   • 每个标签下的文件数量分布（按笔记数降序，最多返回 30 个；标签较多时结合 find_tags() 看全量）
   • 近期更新的文件列表

2. find_tags() — 获得：

   • 完整的标签层级结构（父子关系、命名）
   • 识别命名风格、层级逻辑、可疑标签名

完成这两步后，通常已能发现大多数问题（颗粒度失衡、命名不一致、无标签文件过多等），并形成整理方向的初步判断。

第二层：按需调查（针对发现的问题）

根据第一层发现的线索，针对性使用以下工具按需调查：

想了解的内容	用哪个工具
某个可疑标签下都有哪些文件	search_notes({ tags: ["标签名"] })
无标签的文件有哪些	get_note_info({ limit, page }) 分页查询，过滤 tags 为空的笔记
某篇笔记当前挂着哪些标签	manage_note_tags({ note_id })（只传 note_id 即为查询）
某篇文件大概讲什么	get_note_outline({ note_id })
某篇文件的某几个 block 的精确内容	read_blocks({ note_id, block_ids })
某篇文件的完整内容（需要深度理解内容时）	read_note({ note_id })，不加 max_length 限制

原则：用最轻量的工具满足当前需求：get_note_outline 能定位时优先用它；search_notes({ tags: [...] }) 能筛选时优先用它；仅在需要完整内容理解时才用 read_note。

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第二步：分析与诊断

在完整信息的基础上，识别用户的分类习惯，并逐项对照下方问题诊断表检查。

已有习惯是有价值的资产，不是需要纠正的问题。如果用户已有固定习惯且分类逻辑合理，不要轻易打破。

分析时同时结合笔记内容思考：每篇笔记用户为什么存了它？服务于什么场景？未来会用什么关键词检索？这决定了标签是否有真实的检索价值。

前置判断：标签数量过少，无法诊断

当已有标签极少时，不足以判断用户的分类偏好，此时跳过以下诊断，改为根据笔记内容为用户从头设计标签体系。

→ 查阅 references/classification-methods.md，根据用户场景从中选择合适的分类方法（层级分类法 / P.A.R.A. / 实体场景法），并在第三步明确说明选择理由，让用户确认。不确定时默认推荐层级分类法（适应性最广，最易上手）。

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问题诊断表

1. 重复 / 语义相同

	说明
正常状态	同一概念只有一个标签
问题表现	待办、TODO、to-do 并存；AI 和 人工智能 并存；会议 和 meeting 并存
处理建议	合并为用户更常用的那个；原标签失去所有引用后由系统自动清理

2. 层级结构不合理

	说明
正常状态	父子关系在语义上成立（子标签是父标签的具体化）；同级标签是真正的并列概念；每层标签数量适中，层级深度有实际意义
问题表现（层级错位）	同级概念被误放成父子关系：学习/数学/语文，数学 和 语文 是并列学科，语文 不应挂在 数学 下面
问题表现（同级过多）	一个层级中有几十个标签全部平铺，没有任何分组，标签列表冗长——此时应将同类标签归入共同的父标签
问题表现（层级冗余）	一个层级中只有一个标签，中间层没有其他并列项，也不带来额外的过滤价值——此时应合并或移除中间层
判断方法	每个层级都问：「这一层的意义是什么？未来可能会有哪些概念与它并列？」答不上来的层级不应存在；同级标签较多时，考虑是否有可以归类的共同上级
处理建议	层级错位 → 修正父子关系；同级过多 → 找出共同属性，建立父标签做归类；层级冗余 → 合并或移除中间层

3. 标签颗粒度失衡

	说明
正常状态	每个标签关联的文件数量适中，能有效过滤（既不过宽也不过细）
问题表现（过细）	某标签只关联 1-2 篇文件，且这些文件已被更合适的父标签覆盖——此标签是冗余的
问题表现（过粗）	某标签关联了大量文件，点开后几乎等于「全部笔记」，检索时没有过滤价值
处理建议	过细 → 合并到父标签或相近标签；过粗 → 拆分子标签，引导用户使用更精确的分类

4. 命名风格不一致

	说明
正常状态	同一层级的标签命名风格统一（词性、语言、大小写一致）
问题表现	同级标签中部分用名词、部分用动词；中英文混用；全角半角符号混用；英文大小写不统一
处理建议	以用户现有的多数标签风格为基准统一；命名风格本身没有对错，统一即可

5. 笔记覆盖不均衡

	说明
正常状态	大多数笔记有标签，标签体系能覆盖用户的主要内容类型
问题表现	大量笔记没有任何标签，或某一类内容（如近期新增笔记）系统性地缺少标签
处理建议	为无标签笔记补充标签；缺口过大时优先处理最常用、最重要的内容

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如果以上问题均不存在： → 进入第三步，直接告知用户「建议保持现状」并说明理由。

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第三步：给出具体方案

直接呈现改动后的目标标签体系结构，附上每条改动的理由——完整呈现目标状态，便于用户对比判断。

方案格式示例：

建议改动后的标签体系：

工作
├── 项目            ← 原 项目A、项目B 统一归入此处
└── 日常            ← 原 工作记录 改为此，更简洁

学习               ← 原 读书 和 网课 合并入此
├── 读书
└── 网课

生活               ← 保持不变

待办               ← 原 TODO、to-do 合并为此（用户最常用的写法）

未处理：「未命名笔记」「未命名笔记(1)」（内容为空或无法判断意图，请用户自行决定）

情况一：只需要少量改动

→ 直接列出具体的几条改动，说明理由，进入第四步确认。

情况二：需要较大范围重建

→ 先呈现整体目标结构，再列出主要改动点，让用户对全貌有判断后再确认。

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第四步：用户确认

通过 ask_user 工具获取用户确认。

情况一：用户同意

→ 进入第五步执行。

情况二：用户提出异议或质疑

→ 重新思考方案。用户的质疑通常指向方案中逻辑不自洽的地方，据此修改后重新呈现，回到第四步。

情况三：用户部分同意

→ 只执行用户确认的部分，存疑的部分暂缓，等用户进一步确认。

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第五步：执行

按确认后的方案执行改动。

执行规模判断：

• 改动少（个位数）→ 一次完成
• 改动多 → 分批执行，每批按逻辑单元划分（如：先处理全局合并操作，再处理单篇笔记调整）

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第六步：回顾检查

执行完成后，主动验证结果。

必须验证两个层面：

1. 目标笔记的标签：从 manage_note_tags 写入操作的返回值检查——tags 是更新后的完整标签列表，added / removed 是实际生效的项；确认目标标签在 tags 中、层级以 / 正确体现
2. 系统标签列表（find_tags()）：确认新标签已创建、合并/删除的旧标签已消失，整体结构符合方案

情况一：结果与预期一致

→ 向用户呈现改动摘要，说明有无遗留问题（例如某些笔记被跳过的原因）。

情况二：发现偏差

→ 找到原因，修正，重新检查，直到结果与预期一致后再向用户汇报。